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Datenschutzerklärung für die Nutzung von bzw. für die Teilnahme an Videokonferenzen, Meetings oder Webinaren mit „BigBlueButton“

Die Aufsichtsbehörde für den Datenschutz „DER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE FÜR KIRCHE UND DIAKONIE“ setzt das System „BigBluButton“ zur Durchführung von Online-Videokonferenzen, -Meetings und -Webinaren ein. Zur Bereitstellung wurde ein Dienstleistungs- sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Bereitstellung von BigBluButton

Um BigBluButton betreiben zu können, ist die Verarbeitung einiger Daten (Zeitpunkt des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem) zwingend erforderlich. Die Daten, einschließlich der Logfiles werden umgehend gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Verwendung von Cookies

Es werden technisch notwendige Cookies eingesetzt, um die Nutzung der Website für die Nutzer/innen zu vereinfachen bzw. zu ermöglichen. Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers/der Nutzerin gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Werden Cookies deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD) ist die:

Aufsichtsbehörde für den Datenschutz
DER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE FÜR KIRCHE UND DIAKONIE
vertreten durch Herrn Erik Kahnt

Reichenbrander Str. 4, 09117 Chemnitz
Tel.: 0351/4692-462, Fax: 0351/4692-469,

E-Mail: datenschutzbeauftragter@evlks.de

Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist Herr Erik Kahnt unter den o.g. Kontaktdaten.

Datenverarbeitung bei der Nutzung von „BigBlueButton“

Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie an den von uns mit „BigBlueButton“ durchgeführten Video-Konferenzen, Online-Meetings und Online-Webinaren teilnehmen oder selbst als Moderator/Organisator tätig sind, verarbeiten wir von Ihnen folgende Daten:

  1. Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Nickname (Pseudonym), Benutzerkennung,
  2. Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  3. Meeting-Inhaltsdaten: Audio-, Video- und ggf. Textdaten der Äußerungen, die Sie während eines Meetings tätigen
  4. Bei Meeting-Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Chat-Verlaufs, Audio-Protokolldatei Der Aufzeichnungsvorgang wird in der Oberfläche des Webkonferenz-Tools kenntlich gemacht. Der oder die Dozierende bzw. die Person, die die Webkonferenz plant, muss im Falle einer Aufzeichnung die Teilnehmenden vorab informieren und ihr Einverständnis einholen.

Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Beiträge zum geteilten Whiteboard, Eingaben bei Umfragen, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an.

Metadaten (IP-Adresse und Browserkennung), die während der Nutzung der Webkonferenz anfallen, werden lediglich zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Störungsbehebung und Fehleranalyse gespeichert und nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen „BigBlueButton“ als Tool für die Durchführung von – bzw. zur Teilnahme an Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren zur Verfügung stellen zu können und die genannten Formate über „BigBlueButton“ abwickeln zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von „BigBlueButton“ Ihre Einwilligung einholen, dient § 6 Abs. 1 Nr. 2 DSG-EKD i. V. m. § 11 DSG-EKD als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von „BigBlueButton“ für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient § 6 Abs. 1 Nr. 5 DSG-EKD als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von „BigBlueButton“ zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Aufsichtsbehörde als kirchliche Stelle unterliegt, dient § 6 Abs. 1 Nr. 6 DSG-EKD als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von „BigBlueButton“ erforderlich zur Ausübung kirchlicher Aufsicht, dient § 6 Abs. 1 Nr. 3 DSG-EKD als Rechtsgrundlage.

Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Alle Teilnehmer einer Videokonferenz haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz, Chats, geteilte Dateien und Beiträge auf Whiteboards.

Ihre bei der Nutzung von „BigBlueButton“ erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger innerhalb bzw. außerhalb der verantwortlichen Stelle weitergegeben:

Empfänger innerhalb der verantwortlichen Stelle

  • befugte Beschäftigte

Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle

  • IBH IT-Service GmbH, Heilbronner Straße 20, 01189 Dresden

IBH IT-Service GmbH hat Zugriff auf die verarbeiteten Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

  • Dienste Dritter zum Teilen von Videos als Empfänger außerhalb

Das System ermöglicht es, externe Videos (z.B. von YouTube) einzubetten oder zu streamen. Beim Aufruf solcher Videos kann es vorkommen, dass der Browser automatisch eine Verbindung zu verschiedenen Servern des jeweiligen Anbieters (z.B. Google) aufbaut, welche daraufhin sogenannte Third-Party-Cookies (Cookies von Drittanbietern) setzen. Die Moderatoren sind informiert, vor dem Teilen externer Videos alle Teilnehmer als betroffene Personen über die für sie bestehenden möglichen Risiken aufzuklären, insbesondere für den Fall, dass mit dem Teilen eine Datenübermittlung voraussichtlich in unsichere Drittstaaten erfolgt. Es ist die ausdrückliche Einwilligung aller Teilnehmenden an der aktiven Videokonferenz einzuholen.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung bzw. Ihrer Teilnahme an „BigBlueButton“ verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden, in der Regel unmittelbar nach Beendigung der Konferenz, des Meetings oder des Webinars.

Ihre Rechte als Betroffene

Sie haben ein Recht darauf,

  • eine Einwilligung zu widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.
  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
  • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
  • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
  • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn z. B. eine Löschung nicht möglich ist, die Daten aber nicht weiter verarbeitet werden dürfen.
  • dass Ihre Daten, die Sie uns uns bereitgestellt haben gem. § 24 Abs. 1 DSG-EKD übertragbar sind. Dieses Recht gilt insbesondere dann, wenn Sie zur Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung gegeben haben ober wenn die Verarbeitung der Daten notwendig ist, um einen Vertrag zu erfüllen. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt gem. § 24 Abs. 2 DSG-EKD nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im kirchlichen Interesse liegt oder in Ausübung kirchlicher Aufsicht erfolgt, die der kirchlichen Stelle übertragen wurde.
  • sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. Kontaktieren Sie dazu bitte direkt den am Anfang dieser Erklärung genannten Beauftragten.

Einige der o.g. Rechte gelten nicht oder nur eingeschränkt, sofern die Datenverarbeitung nicht auf Ihrer freiwilligen Einwilligung, sondern auf einer der anderen o.g. Grundlagen beruht. Dazu gehört unter anderem das Recht auf Löschung, Widerruf der Einwilligung und Einschränkung der Verarbeitung. Auskunft- und Beschwerderechte gelten in jedem Fall.